Frais de déplacement et dépenses

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Rationalisez vos processus de gestion des frais de déplacement et des dépenses

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Prenez en charge les frais de déplacement et de divertissement de votre organisation avec la solution Basware Travel and Expense Management : maîtrisez les coûts avant qu'ils ne soient engagés, accélérez le processus de remboursement, améliorez la satisfaction des employés et veillez à la conformité grâce à une adoption rapide par l'utilisateur final.

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Gestion des frais de déplacement et des dépenses : un processus sous contrôle, efficace et d'une grande simplicité.

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Gestion des frais de déplacement et des dépenses : un processus sous contrôle, efficace et d'une grande simplicité

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La solution Travel and Expense Management propose un produit unique pour l'automatisation de la gestion des frais de déplacement et des dépenses à l'échelle de l'entreprise. Elle prend en charge des règles complexes de gestion des déplacements pour maîtriser et simplifier davantage les demandes de remboursement. Avec les fonctionnalités améliorées, les voyageurs et les approbateurs pourront plus facilement transférer électroniquement leurs dépenses, approuver les plans et soumettre des frais – tout à partir de leurs appareils mobiles. 

  • Maîtrisez les frais de déplacement avant qu'ils ne soient engagés. Avec Basware, les employés peuvent créer une demande de déplacement avec projection des coûts et la faire approuver avant leur départ.
     
  • Saisie des dépenses avec la caméra sur un smartphone ou une tablette : prenez des photos de vos frais lors de votre voyage d’affaires afin qu’ils soient facilement disponibles au moment de la note de frais à votre retour.
     
  • Émettez vos demandes de remboursement plus facilement grâce à l'intégration des cartes d'entreprise. Les achats effectués à partir de cartes ou de comptes d'entreprise sont automatiquement intégrés au système de gestion des frais de déplacement et des dépenses de Basware.
     
  • Recevez des notifications dès que les dépenses peuvent faire l'objet d'une demande de remboursement. Les notifications par e-mail avertissent les employés lorsque les entrées correspondant aux achats effectués avec la carte bancaire de l'entreprise ont été transmises au système et peuvent faire l'objet d'une demande de remboursement
     
  • Créez facilement des frais de déplacement sur la base des plans existants. La solution Basware Travel & Expense vous permet de rapprocher automatiquement les demandes aux plans de déplacement et de les approuver conformément aux limites de tolérance définies
     
  • Assurez le remboursement des indemnités journalières et des frais d'utilisation de véhicules. Des règles intégrées calculent les indemnités journalières et les frais d'utilisation des véhicules en fonction de la législation locale, des conventions collectives et de la politique de l'entreprise. Finies les suppositions et les fraudes !
     
  • Répartissez les coûts en toute flexibilité. Il est possible de répartir l'intégralité des demandes de remboursement ou des dépenses individuelles afin d'affecter les coûts sur plusieurs centres de coûts, projets ou clients
  • Cas d’étude Atea

    Atea utilise Basware Travel & Expense Management dans le cadre de leur solution complète Purchase-to-Pay.

    Ils sont très heureux avec l’interface utilisateur intuitive. « Tous nos 2.500 employés utilisent la solution. Elle est très simple et conviviale ».

    Grâce à la solution, ils sont en mesure de déclarer les dépenses plus rapides. « Il est magnifique : nos employés sont en mesure de facturer leurs propres dépenses. »

     

Une utilisation en libre-service d'une grande simplicité

L'adoption par les utilisateurs est indispensable pour les organisations tentant de contrôler leur processus de gestion des frais de déplacement et des dépenses. Basware simplifie les processus de création des demandes et de remboursement.

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L'adoption par les utilisateurs est indispensable pour les organisations tentant de contrôler leur processus de gestion des frais de déplacement et des dépenses. Basware simplifie les processus de création des demandes et de remboursement.

Basware prend en charge les connexions SSO, ce qui signifie que les employés sont en mesure d'accéder très facilement au système. Une fois la connexion établie, la création d'une demande de déplacement ou de remboursement est un véritable jeu d'enfant. L'interface est intuitive, les postes de dépenses faciles à ajouter et les reçus peuvent être enregistrés à partir de l'appareil photo d'un smartphone ou d'un scanner.

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Intégration des cartes d'entreprise

L'intégration des cartes d'entreprise rationalise le processus de remboursement des frais de déplacement tout en simplifiant la création des demandes.

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L'intégration des cartes d'entreprise rationalise le processus de remboursement des frais de déplacement tout en simplifiant la création des demandes.

La solution Basware Travel & Expense Management prend en charge toutes les principales cartes de crédit, ce qui permet de transmettre automatiquement les transactions d'achat au système et de les affecter à une demande. Les notifications par e-mail avertissent les employés lorsque des achats effectués à partir de la carte de l'entreprise ont été intégrés au système et peuvent être traités. Les comptes de déplacement sont également pris en charge intégralement afin de centraliser les dépenses liées aux déplacements des employés.

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Enregistrement mobile des dépenses

Assurez que la présentation des rapports de dépenses sera plus facile et prenez des photos de vos dépenses au moment où vous le créez. Utilisez l’appareil photo de votre smartphone ou tablette et sauvegardez les images.

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Assurez que la présentation des rapports de dépenses sera plus facile et prenez des photos de vos dépenses au moment où vous le créez. Utilisez l’appareil photo de votre smartphone ou tablette et sauvegardez les images.

Les tickets de vos dépenses sont facilement perdus ou brouillés pendant un voyage d’affaires. Le nombre des preuves collectionnés au cours d’un voyage d’affaires, rend la création des frais de déplacement et dépenses une tâche difficile et inefficace. Avec la nouvelle fonctionnalité de Basware Travel & Expense Management, les voyageurs ont la possibilité de prendre une photo à partir de leur smartphone ou tablette dès que le coût est constitué. Ils peuvent spécifier la catégorie des dépenses et les informations détaillées. Les photos sont facilement accessibles lorsque le rapport de dépenses sera établi. Le remboursement des frais de voyage sera plus facile et plus rapide.  

 

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Planification des déplacements pour un meilleur contrôle des coûts

Contrôlez vos frais de déplacement par la gestion du processus de planification et l'approbation des déplacements les plus importants.

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Contrôlez vos frais de déplacement par la gestion du processus de planification et l'approbation des déplacements les plus importants.

La maîtrise des frais de déplacement repose avant tout sur la proactivité. En appliquant un processus semblable à tout autre type d'achat, nous veillons non seulement à ce que les déplacements de vos employés soient approuvés, mais aussi à ce que les responsables intègrent l'impact des coûts avant leur approbation. Basware permet de créer rapidement des plans de déplacement comprenant des informations clés, comme le lieu et la date de déplacement de l'employé. Il est possible d'ajouter au plan une estimation des coûts et de les prendre en compte dans le cadre de l'approbation automatique lors de la création de la demande de déplacement.

Les itinéraires peuvent être consultés et approuvés à partir d’un smartphone ou une tablette, grâce à la nouvelle fonctionnalité de Basware Travel & Expense Management. Ainsi les entreprises peuvent bénéficier des réductions de réservation anticipée. 

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Des règles intégrées de gestion des déplacements

Si les règles de déplacement s'avèrent parfois incroyablement complexes, la solution Basware simplifie le calcul des indemnités journalières et kilométriques.

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Si les règles de déplacement s'avèrent parfois incroyablement complexes, la solution Basware simplifie le calcul des indemnités journalières et kilométriques.

Il est souvent difficile, pour les contrôleurs financiers, de comprendre comment sont calculées les indemnités journalières et kilométriques. Imaginez alors ce qu'il en est pour un employé lambda. Un tel scénario peut entraîner des erreurs et éventuellement donner lieu à des problèmes juridiques pour votre entreprise. C'est pourquoi de nombreuses organisations se tournent vers la solution Basware Travel & Expense Management afin de simplifier et d'automatiser le calcul des dépenses dans le respect des lois locales et des politiques internes.

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Intégration aux systèmes de paiement et de facturation

La mise en relation du processus de demande de remboursement avec la comptabilité, ainsi qu'avec les systèmes de paiement et de facturation simplifie la facturation et le remboursement des dépenses

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La mise en relation du processus de demande de remboursement avec la comptabilité, ainsi qu'avec les systèmes de paiement et de facturation simplifie la facturation et le remboursement des dépenses

Une demande de remboursement type comprend des lignes remboursables, non remboursables, facturables et/ou liées aux projets. La solution Basware Travel & Expense Management s'intègre à vos systèmes existants pour garantir la continuité et automatiser en toute simplicité vos processus. Vos employés sont ainsi en mesure de générer une demande et d'indiquer sans trop d'effort la façon dont chaque ligne de dépense devrait être traitée.

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Packages

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Gestion des dépenses et des frais de déplacement

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Si la gestion d'une entreprise d'envergure internationale peut parfois s'avérer complexe, la gestion de vos dépenses et de vos frais de déplacement ne devrait pas l'être.

Gestion des dépenses et des frais de déplacement

Contrôle des dépenses des employés

Mis en œuvre de processus de gestion des dépenses plus efficaces, plus rapides et plus économiques.

Demande d'information
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  • Planification des déplacements et notes de frais
  • Traitement des demandes de remboursement
  • Rapports sur les dépenses et les frais
  • Utilisation en libre-service par les employés
  • Rapprochement et approbations
  • Enregistrement des reçus sur les appareils mobiles

InvoiceReady™

La solution pour les entreprises en pleine croissance

Adoptez rapidement un processus entièrement électronique de comptabilité fournisseurs conçu pour les petites entreprises et celles en pleine croissance selon un modèle de tarification par transaction.

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  • Recevez des factures électroniques via le plus grand réseau ouvert au monde
  • Passez dès le premier jour à un traitement entièrement électronique de la comptabilité fournisseurs avec notre service Scan & Capture entièrement externalisé
  • Gagnez en visibilité et en contrôle sur les factures avec l'imputation automatique
  • Automatisez les factures récurrentes par le biais d'un rapprochement automatique avec les contrats
  • Déployez un seul workflow pour tous les processus P2P
  • Augmentez le contrôle des achats avec le processus de demande et l'archivage
  • Traitez les demandes de déplacement et les notes de frais par voie électronique
  • Connectez-vous à votre système ERP via l'interface standard
  • Vérifiez et approuvez tous les documents commerciaux sur vos appareils mobiles ou tablettes

Conseils de mise en oeuvre gratuit

Envoyez-nous vos coordonnées et nous organiserons une réunion - sans obligation - pour discuter les exigences précises.

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En savoir plus sur la gestion des frais de déplacement et des dépenses dans les ressources Basware.