Solutions de facturation électroniquepour l'industrie automobile

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Basware est le premier fournisseur au monde de services de facturation électronique et de solutions Purchase-to-Pay pour l'industrie automobile. Des milliers de fournisseurs et de constructeurs automobiles, dont Audi, BMW, Daimler, MAN et Volkswagen, exploitent au quotidien le réseau Basware Network pour échanger des factures électroniques et d'autres documents propres à la chaîne logistique.

Pour les constructeurs automobiles, le défi de l'automatisation repose sur la gestion de listes interminables de fournisseurs à faible volume. Les processus manuels de traitement des documents papier, tels que la numérisation des factures avec reconnaissance optique des caractères, sont tout simplement trop fastidieux et génèrent un trop grand nombre d'erreurs pour garantir l'efficacité et la rentabilité des opérations.

Dématérialisation et réduction des coûts

Pour renforcer la transparence des processus financiers et permettre à tous les intervenants de bénéficier d'avantages, Basware a développé une gamme de solutions de facturation électronique rentables et très perfectionnées à l'intention du secteur automobile. Ces solutions permettent aux fournisseurs et aux acheteurs de s'affranchir rapidement et en douceur des supports papier en les remplaçant par leurs formats de données et leurs protocoles de transfert de prédilection lors de l'échange de données transactionnelles.

Prise en charge des normes de l'industrie automobile

Le réseau Basware Network permet l'échange de factures électroniques et d'autres documents au même format dans l'ensemble de la chaîne de valeur. Notre réseau repose sur la passerelle Basware Automotive Gateway, une plate-forme technologique spécifique à l'industrie, développée par Basware et proposant les solutions et les services nécessaires à ce type de collaboration transactionnelle. 

Cette passerelle simplifie considérablement les processus d'envoi et de réception des factures électroniques et des autres documents sur lesquels s'appuie la chaîne logistique de ce secteur. Plus de 12 000 règles de conversion de format et de workflow permettent d'automatiser et d'accélérer les échanges de documents électroniques entre plus de 5 000 fournisseurs et constructeurs automobiles. Basware prend en charge l'ensemble des normes de l'industrie automobile les plus courantes et offre son expertise aux comités et aux associations chargés de définir ces normes à travers le monde.

Lecture recommandée :

Pour plus d'informations sur la façon dont Basware travaille avec l'industrie automobile pour mettre en œuvre la facturation électronique, téléchargez notre livre blanc :  Facturation électronique dans l'industrie automobile 

Services d'activation pour l'intégration des fournisseurs

Pour profiter pleinement de processus financiers automatisés, les constructeurs automobiles doivent d'intégrer tous leurs fournisseurs. Grâce au service unique d'activation des fournisseurs de Basware, cette transition s’effectue rapidement et en douceur. Notre équipe mondiale chargée de ce service travaille aux côtés des constructeurs pour permettre à leurs fournisseurs d'accéder instantanément aux fonctionnalités de facturation électronique à partir d'une série d'approches collaboratives et d'outils d'une grande simplicité. 

L'automatisation propose des avantages à la fois convaincants et éprouvés : réduction significative des coûts, diminution du nombre d'erreurs humaines, renforcement de la transparence des processus, accélération du traitement des factures, simplification des audits, optimisation des prévisions en matière de flux de trésorerie et garantie, tant pour les constructeurs que les fournisseurs, de la conformité fiscale.

Avantages pour les constructeurs automobiles

Les entreprises traitant de gros volumes de factures, comme les constructeurs automobiles, cherchent à automatiser le plus possible leurs opérations. Par conséquent, leurs besoins en matière de contenu des données, de format et de protocole de transfert sont, le plus souvent, complexes et spécifiques. Les services que nous proposons sont en mesure de répondre à chaque demande, ainsi que de simplifier et d'optimiser l'adoption des solutions de facturation électronique. Nos solutions permettent aux constructeurs automobiles de :

  • Se connecter instantanément au plus grand réseau de fournisseurs activés
  • Automatiser la validation des factures, y compris au niveau des champs obligatoires et facultatifs, des calculs nécessitant une grande précision et de la conformité fiscale
  • Créer des rapports et des interfaces spécifiques tout en proposant un service d'assistance pour les scénarios d'approbation les plus complexes
  • Achever le processus d'activation et d'intégration des fournisseurs.

Basware propose des solutions uniques sur mesure pour les destinataires des factures électroniques au sein de l'industrie automobile, ainsi que toute une gamme de solutions d'envoi des factures électroniques pour les fournisseurs. Tous ces services visent à optimiser les avantages d'une véritable collaboration entre les différents acteurs de la chaîne logistique dans le domaine des transactions électroniques.

Avantages pour les fournisseurs automobiles

  • Bénéficiez d'un service complet proposant un processus de facturation électronique à la fois sécurisé et rentable.
  • Épargnez-vous les frais inhérents à la mise en œuvre des changements au niveau des procédures ou des interfaces.
  • Utilisez les connexions de facturation électronique mises en place pour plusieurs acheteurs.
  • Bénéficiez d'une plus grande transparence et de meilleures prévisions en termes de gestion des créances.
  • Accélérez vos processus de recouvrement par rapport à la facturation papier.

Points forts de la solution

Portail Basware

Les fournisseurs envoyant de faibles volumes de factures ont la possibilité de les saisir manuellement sur notre portail Web d'une grande simplicité d'utilisation. Le portail Basware Network peut également être utilisé pour la réception et la confirmation des commandes. Ce service convertit les commandes en factures électroniques. Ce service est offert gratuitement aux fournisseurs.

Service e-Invoice Email Lite

Le service Invoice E-mail Lite de Basware permet aux constructeurs automobiles de recevoir des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs les plus petits. Les factures au format PDF envoyées par e-mail sont reçues sous la forme de factures électroniques directement dans le système de gestion des comptes fournisseurs. Basware utilise les données du texte intégré au fichier PDF pour les convertir en factures électroniques détaillées pouvant être traitées rapidement. Ce service est offert gratuitement aux fournisseurs.

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e-Invoice Virtual Printer

Le service e-Invoice Virtual Printer de Basware est une solution simple et évolutive, qui s'adresse aux fournisseurs non équipés du système EDI. L'impression est redirigée vers une imprimante virtuelle et transférée sur le réseau Basware Network, où les documents sont convertis en factures électroniques et envoyés directement aux systèmes de traitement des factures des constructeurs automobiles. 

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EDI

La solution EDI proposée par Basware couvre l'installation et l'exploitation de toutes les interfaces, l'envoi et la réception de données structurées, la conversion en formats internes, y compris XML, iDocs, VDA, EDIFACT, ANSIX12, ainsi que la création d'une image de la facture pour que vous puissiez l'intégrer dans votre système ERP.

Simplification de la conversion des normes

Basware a mis au point un processus intégrant rapidement et aisément les nouvelles normes. Les factures qui nous sont envoyées au format VDA 4906 sont contrôlées, testées et converties au format VDA 4938. Nous remplissons également tous les détails manquants, tels que les numéros d'identification fiscale et les coordonnées.

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